Mon quotidien d'assistante administrative : dans les coulisses de mon organisation

L'idée est simplement de vous montrer comment je m'organise au quotidien et peut-être de vous donner quelques pistes pour construire une routine qui vous ressemble.

Parce qu'au fond, il n'existe pas de méthode universelle.

Nous avons tous nos habitudes, nos contraintes, nos pics d'énergie et notre manière de fonctionner.

Voici donc un aperçu de mes journées.

Un grand bol d'air frais

Qu'il pleuve, qu'il vente, qu'il fasse froid ou que le soleil soit au rendez-vous, je ne commence jamais ma journée sans prendre l'air.

Je dois bien avouer que certains matins, surtout en plein hiver dans le nord de l'Oise, mon enthousiasme est parfois... relatif. 

Mais j'ai un petit coach à quatre pattes particulièrement motivé qui veille à ce que je respecte cette habitude.

Et avec le temps, c'est devenu l'un de mes moments préférés.

Pendant une trentaine de minutes, pas de téléphone, pas de mails, pas de notifications.

Juste le calme du matin, les oiseaux qui se réveillent, le soleil qui se lève selon la saison et, avec un peu de chance, l'apparition d'un chevreuil au détour d'un chemin.

C'est ma façon à moi de démarrer la journée l'esprit plus léger et les idées plus claires.

Faire le point avant de se lancer

Avant d'ouvrir ma boîte mail ou de commencer la moindre tâche, je prends toujours quelques minutes pour faire le point.

Je vérifie :

• les rendez-vous prévus ;
• les échéances importantes ;
• les tâches prioritaires ;
• les actions qui étaient déjà programmées.

Même lorsque la semaine est préparée à l'avance, il y a toujours des ajustements à effectuer.

Un imprévu, une urgence, un changement de priorité...

Rien d'exceptionnel, simplement la vie d'une entreprise.

Ce rapide point quotidien me permet de garder une vision claire de ce qui m'attend et d'éviter le fameux effet « boule de neige » qui transforme un petit oubli en gros problème quelques jours plus tard.

Les mails et les messages

Une fois mes priorités définies, je consulte mes mails.

L'objectif est simple : vérifier que tout va bien, identifier les sujets prioritaires et organiser les réponses à apporter.

Je ne cherche pas à répondre à tout instantanément.

Au contraire, je préfère planifier les actions nécessaires afin de rester efficace tout au long de la journée.

Concernant les réseaux sociaux, je fonctionne un peu différemment.

J'ai réservé des créneaux spécifiques dans ma semaine pour les gérer, car ils peuvent rapidement devenir très chronophages.

Cette organisation me permet de rester disponible pour les missions importantes tout en gardant un cadre de travail structuré.

Le cœur de la journée

Vient ensuite le moment de passer à l'action.

Selon les besoins et les projets en cours, je consacre mon temps aux missions administratives, à l'organisation, au suivi de dossiers ou à toute autre tâche nécessitant rigueur et méthode.

J'essaie également de conserver du temps pour développer ma propre activité :

• création de contenu ;
• veille professionnelle ;
• amélioration de mes outils ;
• prospection ;
• formation.

Trouver le bon équilibre n'est pas toujours évident, mais c'est ce qui permet de faire évoluer son activité tout en restant disponible pour ses clients.

Le bilan de fin de journée

Avant de clôturer ma journée, je prends quelques minutes pour faire le point.

Je regarde :

• ce qui a été réalisé ;
• ce qui reste à faire ;
• les éventuelles priorités du lendemain.

Je fais également un dernier passage dans mes mails afin de vérifier qu'aucune information importante ne nécessite mon attention.

Cette étape me permet de terminer la journée l'esprit plus serein et de reprendre le lendemain avec une feuille de route déjà en partie préparée.

Et puis, il faut bien l'avouer, mon coach canin revient généralement réclamer sa dernière balade de la journée. 🐶

Pas de routine parfaite, juste une routine adaptée

Au fond, je crois qu'il n'existe pas de routine idéale. Il existe simplement celle qui nous correspond.

Certaines personnes sont productives dès l'aube. D'autres travaillent mieux en fin de matinée, l'après-midi ou même tard le soir.

Pour ma part, je suis plutôt du genre à commencer tôt, à profiter du calme du matin et à avancer étape par étape.

L'essentiel n'est pas de reproduire la routine de quelqu'un d'autre.

L'essentiel est de trouver l'organisation qui vous permet d'être efficace sans vous épuiser.

Parce qu'une bonne organisation ne devrait pas être une contrainte supplémentaire.

Elle devrait être un soutien au quotidien.

Et vous ? Y a-t-il une habitude ou un rituel dont vous ne pourriez plus vous passer pour bien commencer votre journée ?